Общая психология и история психологии

Тема 13. Создание и редактирование таблиц данных

1. Электронные таблицы: основные понятия

Одним из основных назначений компьютера есть организация вычислений. Для этого существуют следующие возможности:

а) использование калькулятора;

б) использование готовой проблемно-ориентированной программы;

в) создание собственной программы;

в) использование табличного процессора (системы обработки электронных таблиц).

Каждая из приведенных возможностей имеет свои преимущества и недостатки. Так, например, использование калькулятора позволяет проводить несложные вычисления, и не требует, как правило, специальной подготовки. Но функциональный набор и круг задач, решаемых, ограничены. Проблемно-ориентированные программы позволяют решать достаточно широкий круг задач, но лишает пользователя модифицировать проведение вычислений и получать результаты, не предусмотренные программой. Создание собственной программы позволяет реализовать потребности пользователя в решении задач но требует совершенного знания языка программирования. Наиболее универсальным является использование табличного процессора. Он позволяет совмещать простоту обработки данных с мощными функциональными возможностями программы. Основными возможностями системы табличной обработки данных:

1) удобное представление исходных данных и результатов;

2) графическая интерпретация данных;

3) большой функциональный набор операций;

4) создание простых баз данных;

5) расширение функционального набора за счет создания собственных программ с помощью встроенного языка программирования.

Документом табличного процессора является электронная таблица. Она представляет собой модель структурирования, представления и обработки данных в табличной форме.Относительно Excel электронная таблица называется рабочей книгой. В отличие от документа Word рабочая книга состоит из отдельных составляющих, которые называются рабочими листами. Общий вид окна программы приведен на рис 13.1.

Основными составляющими окна является заголовок, главное меню, панель инструментов, строка формул, рабочая. Табличный пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Их пересечение образует ячейки. они являются минимальными элементом электронной таблицы для хранения данных. Для лучшего визуального отображения таблицы ячейки разделены линиями сетки. Каждая ячейка имеет координаты. Столбики индексируются латинскими буквами от A до IV, строки - натуральным рядом чисел до 65536. Ячейка, доступная в данный момент для обработки, называется текущей, или активной. Она выделяется полужирной рамкой. Эта рамка фактически выполняет роль курсора. В правом нижнем углу активной ячейки расположен маленький черный квадратик - маркер автозаполнения. Он позволяет ускорить ввод данных.

Группы ячеек объединяются в диапазоны. Для задания диапазона нужно указать адреса ячеек его начала и конца. Примеры:

A170 - адрес ячейки;

B1: B20 - адрес столбикового диапазона;

C1: J1-адреса строчной диапазона;

A6: C12 - адрес прямоугольного диапазона;

A1: A4; D1: D4 - адрес диапазона, который состоит из двух столбиковых.

  

 

 

2. Типы данных.

Величины, которые заносятся в электронную таблицу, называются данными. Основными типами данных являются:

·  числовой - используется для записи чисел;

·  денежный - похожий на числовой, но дополнительно указывается знак денежной единицы;

·  дата - для записи календарных дат;

·  время - для записи значений времени;

·  текстовый - для записи алфавитно-цифровой информации.

Каждый тип данным может иметь несколько форматов для отображения данных. Список форматов выводится командой  Формат - Ячейки,  закладка  Число.

Кроме данных в ячейки можно заносить формулы. Запись формулы начинается символом "=", после которого задаются составляющие выражения. Ими могут быть адреса ячеек, константы и функции. Для записи выражений нужно использовать общие правила. Результат вычислений отображается сразу после завершения введения формулы. Для просмотра истинного содержимого ячейки (а не результата) нужно сделать эту ячейку активной и посмотреть на строку формул.

Создание электронной таблицы осуществляется путем ввода данных и формул в ячейки таблицы. При этом следует помнить, что

- При введении чисел целая часть отделяется от дробной запятой;

- Использование маркера автозаполнения ускоряет ввод последовательных значений (арифметической прогрессии, названий дней недели, месяцев и т.д.);

- В ячейке как правило отображается результат вычислений; для просмотра формулы нужно обратиться к строке формул;

- Редактирование формул осуществляется в строке формул.

При введении данных иногда возникает потребность изменить формат данных ячейки. Для этого нужно подать команду  Формат - Ячейки  , закладка  Число  и выбрать нужный формат данных.

3. Организация вычислений

При вводе формул целесообразно использовать мастер формул. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

- Установить курсор на ячейку с формулой;

- Вызвать мастер функций (кнопка на панели инструментов);

- Выбрать нужную функцию (рис 13.2);

- Ввести аргументы функции, заполнив соответствующие текстовые поля (рис 13.3); введение можно осуществлять избранием соответствующих ячеек с помощью манипулятора.

При вводе формул часто приходится ссылаться на ячейки с данными. При этом следует помнить, что можно использовать два режима адресации: относительную и абсолютную адресации. Относительная адресация  используется по умолчанию и задает адреса ячеек относительно ячейки с результатом. При копировании формулы в другую ячейку адреса ее составляющих будут изменяться автоматически. Например, в ячейке C1 записана формула "= А1 + В1", то есть, сумма двух соседних ячеек. При копировании формулы в ячейку С2 она автоматически изменится на "= А2 + В2". При копировании же формулы в ячейку D1 она примет вид "= В1 + С1". То есть, в данном случае формула трактуется как "сумма значений ячеек, стоящих слева от результата", поэтому при копировании мы получим именно такие результаты. Такой способ адресации довольно удобен, когда нужно применить одну и ту же формулу для определенного диапазона значений. Например, если данные расположены в диапазонах А1: А10 и В1: В10, а результат суммы соответствующих значений по строкам нужно разместить в диапазоне С1: С10, то копирование формулы является удобным инструментом достижения нужной цели.

Однако, в некоторых случаях требуется, чтобы некоторая группа формул ссылалась на одну и ту же ячейку. Для этого целесообразно использовать  абсолютную адресацию  .При этом перед той компонентой адреса ячейки, которую необходимо зафиксировать, относится знак "$". При копировании формулы зафиксированные составные адреса не изменяются. Например, если в С1 записана формула "= $ A $ 1 + B1", то при копировании ее в ячейки С2 формула примет вид "= $ A $ 1 + B2", а при копировании формулы в ячейки D1 на изменится на "= $ A $ 1 + С1 ". То есть, изменится только адрес ячейки с абсолютной адресацией. Копирование формул осуществляется аналогично копированию других объектов.

При перемещении ячеек с формулами адресация не изменяется. При перемещении ячеек с данными (составляющими формулы) адреса изменяются независимо от вида адресации.

Достаточно распространенным видом вычисления являются вычисления суммы значений некоторого диапазона. Для этого можно использовать средство  Автосумма  (кнопка панели инструментов. При этом результат должен находиться в соседней с диапазоном воротнички: для столбика - внизу, для редкая - слева. Диапазон данных для вычисления будет выделен автоматически. Если диапазон выделен неверно, пользователь самостоятельно переопределяет диапазон.

  

 

  

 

 

Наиболее типичными ошибками при введении формул являются:

1) ссылки на несуществующую ячейку памяти;

2) использование в арифметическом выражении адреса ячейки, которая содержит нечисловое значение.

В первом случае вместо результата будут выведены сообщения # ИМЯ ?, во втором - # ЗНАЧ !.

 

Обобщение по теме.

Одним из основных назначений компьютера есть организация вычислений. Наиболее универсальным способом выполнения таких действий является использование табличного процессора. Он позволяет совмещать простоту обработки данных с мощными функциональными возможностями программы. Основными возможностями системы табличной обработки данных:

1) удобное представление исходных данных и результатов;

2) графическая интерпретация данных;

3) большой функциональный набор операций;

4) создание простых баз данных;

5) расширение функционального набора за счет создания собственных программ с помощью встроенного языка программирования.

Документ табличного процессора называется рабочей книгой (электронной таблицей). В отличие от документа Word рабочая книга состоит из отдельных составляющих, которые называются рабочими листами. Основными составляющими окна является заголовок, главное меню, панель инструментов, строка формул, рабочая. Табличный пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Их пересечение образует ячейки. они являются минимальными элементом электронной таблицы для хранения данных. Для лучшего визуального отображения таблицы ячейки разделены линиями сетки. Каждая ячейка имеет координаты. Столбики индексируются латинскими буквами от A до IV, строки - натуральным рядом чисел до 65536. Ячейка, доступная в данный момент для обработки, называется текущей, или активной. Она выделяется полужирной рамкой. В правом нижнем углу активной ячейки расположен маленький черный квадратик - маркер автозаполнения. Он позволяет ускорить ввод данных.

Группы ячеек объединяются в диапазоны. Для задания диапазона нужно указать адреса ячеек его начала и конца.

Величины, которые заносятся в электронную таблицу, называются данными. Основными типами данных являются: числовой; денежный; дата; время; текстовый.

Каждый тип данным может иметь несколько форматов для отображения данных. Кроме данных в ячейки можно заносить формулы. Запись формулы начинается символом "=", после которого задаются составляющие выражения. Ими могут быть адреса ячеек, константы и функции. Для записи выражений нужно использовать общие правила. Результат вычислений отображается сразу после завершения введения формулы. Для просмотра истинного содержимого ячейки (а не результата) нужно сделать эту ячейку активной и посмотреть на строку формул.

- Создание электронной таблицы осуществляется путем ввода данных и формул в ячейки таблицы. При вводе формул целесообразно использовать мастер формул.

При вводе формул часто приходится ссылаться на ячейки с данными. При этом следует помнить, что можно использовать два режима адресации: относительную и абсолютную адресации. Относительная адресация используется по умолчанию и задает адреса ячеек относительно ячейки с результатом. При копировании формулы в другую ячейку адреса ее составляющих будут изменяться автоматически. Абсолютная адресация позволяет зафиксировать составляющие адреса ячейки. .При Этом перед той компонентой адреса ячейки, которую необходимо зафиксировать, относится знак "$". При копировании формулы зафиксированные составные адреса не изменяются. При перемещении ячеек с формулами адресация не изменяется. При перемещении ячеек с данными (составляющими формулы) адреса изменяются независимо от вида адресации.

Наиболее типичными ошибками при введении формул являются:

1) ссылки на несуществующую ячейку памяти;

2) использование в арифметическом выражении адреса ячейки, которая содержит нечисловое значение.

В первом случае вместо результата будут выведены сообщения # ИМЯ ?, во втором - # ЗНАЧ !.

Вопрос темы:

·  типы диаграмм;

·  порядок создания и редактирования диаграммы.

 

Основные сроки темы:  серия данных ,  категория данных ,  подпись данных .

 

 

Змiст

Нові надходження

Всього підручників:

292