Контролінг

Тема 5. Інформаційне забезпечення

Контролінгу

5.1. Основні організаційні аспекти інформаційного забезпечення

Системи контролінгу

Функціонування будь-якої системи управління вимагає правильної орга­нізації інформаційного забезпечення, тобто наявності комплексу опрацьованих даних, які характеризують стан об'єктів фінансово-господарської діяльності та задовільняють вимоги управлінського апарату. Інформаційне забезпечення міс­тить інформаційну систему, яка володіє необхідним інформаційним фондом (персоналом, технічними засобами) та систему інформаційних потоків (рис.5.1).

Технічні засоби

Персонал підприємства

Інформаційні потоки

Система інформаційних потоків

Рис.5.1. Структура інформаційного забезпечення системи управління

Інформаційна система є комунікацією персоналу підприємства стосовно питань їх професійної діяльності. Під інформаційними потоками розуміють рух (переміщення) інформації між працівниками або структурними одиницями під­приємства. Комплекс потоків інформації, який дозволяє підприємству ефектив­но здійснювати поточну фінансово-господарську діяльність, формує систему інформаційних потоків. Оскільки потреба в інформації зумовлюється, насам­перед, необхідністю вирішення конкретних завдань управління, очевидним є той факт, що система управління та інформаційна система повинні знаходитись у тісній всесторонній взаємодії. При цьому інформаційну систему доцільно роз­глядати в якості підсистеми управління.

5.2. Комплекс інформаційних потоків підприємства

Інформаційні потоки слід вважати найбільш вагомим елементом забезпе­чення ефективної діяльності підприємства. Методологія дослідження інформа­ційних потоків проводиться в наступній послідовності:

•s проводиться аналіз існуючих інформаційних потоків на підприємстві з

Метою оптимізації всієї системи інформаційних потоків; •s формуються інформаційні потоки контролінгу, які гармонійно вписують­ся у загальну систему інформаційних потоків підприємства; •s розробляється комплексний механізм дослідження інформаційних пото­ків у процесі підготовки проекту автоматизації обліку, контролю та аналі­зу на конкретному підприємстві.

Таким чином, основною метою і концептуальним призначенням інформа­ційних потоків є оптимізація функціонування підприємства. Слід однак, наго­лосити, що на сучасних підприємствах обсяг динамічних інформаційних по­токів настільки великий, що опрацювання інформації вручну є не лише надто трудомістким і високозатратним, але й недоцільним і недостатньо ефективним для оперативного представлення даних з метою прийняття конструктивних та економічно обгрунтованих управлінських рішень.

5.3. Система інформаційних потоків контролінгу

Інформаційні потоки контролінгу формуються на основі контролінгової інформації. Безперечним є той факт, що якість вихідної інформації підсистеми „контролінг" в значній мірі залежить від якості вхідної інформації, яка надхо­дить із суміжних підсистем управління. На основі даного положення можна зробити висновок про те, що на межі переходу потоків інформації із різноманіт­ним підсистем управління у підсистему „контролінг" необхідно дотримуватись чітко визначених інформаційних вимог:

•s своєчасність, тобто дотримання необхідних для конкретної ситуації стро­ків подання інформації; •s достовірність - відповідність реальним фактам фінансово-господарської

Діяльності підприємства; •s корисність - передбачає якісно вищий рівень господарського ефекту від використання інформації в порівнянні із затратами на її отримання;

•                     Зрозумілість, тобто забезпечення фактичного сприйняття інформації без застосування додаткових зусиль;

•                     Регулярність надходження - формування календарного розкладу руху ін­формаційних потоків з чітким дотриманням встановленої періодичності. Основні вимоги до якісної характеристики інформації в підсистемі упра-

Ління „контролінг" в розрізі вхідної і вихідної наведені на рис.5.2.

 

Своєчасність

Корисність

Достовірність

 

Зрозумілість |~

Підсистема управління „контролінг"

 

Нейтральність

 

Об'єктивність

 

Своєчасність

 

Надійність

...................................

Доцільність

...................................

Зрозумілість

Порівнянність

 

Рис.5.2. Вимоги до вхідної та вихідної інформації підсистеми „контролінг "

Відповідно і на виході із підсистеми управління „контролінг" до якісних характеристик інформації висуваються певні вимоги. Вони в значній мірі спів­падають з вище викладеними (вимоги до вхідної інформаці). Зважаючи на це, наведемо лише принципово відмінні:

•                      Надійність, тобто відсутність суттєвих помилок (на відміну від вхідної ін­формації достовірність є бажаною, але не обов'язковою);

•                     Доцільність - здатність впливати на рішення управлінців, сприяти в оцін­ці минумих, поточних і майбутніх подій;

•                      Порівнянність - можливість співставлення інформаційних даних;

•                      Об'єктивність - звільнення інформації від суб'єктивних аспектів;

Регулярність

•                      Нейтральність, тобто уникнення прямої зацікавленості (інформація не мо­же вважатись нейтральною, якщо в процесі обробки і вибору форм подан­ня вона впливатиме на рішення зацікавлених користувачів).

Безперечним є твердження, що система акумулювання та трансформації контролінгової інформації у своїй основі грунтується на ефективно функціону­ючій системі інформаційних потоків підприємства. Звідси випливає, що служба контролінгу не спроможна автономно сформувати власну підсистему збору ін­формації без чітко налагодженого механізму взаємопроникнення суміжних ін­формаційних потоків на підприємстві.

Таким чином, можна зробити висновок, що система інформаційних пото­ків контролінгу повинна бути гармонійно поєднана в загальній системі інфор­маційних потоків підприємства (рис.5.3.).

---------------------------- ►

---------------------------- ь.

Підсистема

1-------------------------

Л-----------------

 

 

------------ ►

„бухгалтерський облік"

*---------

 

 

 

Підсистема „маркетинг"

Підсистема „фінанси"

Підсистема „економіка"

Підсистема „планування"

Підсистема „комерційна"

Підсистема „контролінг"

 

Елементи підсистеми

Підсистема „оперативне управління підприємством"

 

Рис.5.3. Інформаційні зв 'язки підсистеми ,,контролінг " в єдиній системі інформаційних потоків підприємства

5.4. Цілі контролінгу на рівнях входу і виходу інформації

Інформація, яка надходить в підсистему „контролінг" для опрацювання, повинна бути попередньо згрупована відповідно до основних елементів затрат, сконцентрованих у даній підсистемі. При цьому її метою на рівні входу є збір і групування всіх необхідних даних в розрізі елементів підсистеми. Формування

Альтернативних варіантів управлінського впливу на суміжні підсистеми управ­ління з метою оптимізації їх роботи і досягнення максимального ефекту функ­ціонування підприємства є основною метою підсистеми „контролінг" на виході. Відповідно, рух інформаційних потоків контролінгу здійснюється в розрізі ос­новних функцій управління (табл.5.1.). Однак, якщо функціонуючі інформацій­ні потоки підприємства є не зовсім досконалими, тобто існує безліч так званих „вузьких" місць, зайвих елементів, які дублюють інформацію і т.д., то робота з впровадження інформаційних потоків контролінгу дасть мало користі. Зважаю­чи на це, процес формування інформаційних потоків контролінгу повинен про­водитись паралельно з трансформацією та оптимізацією всієї системи інформа­ційних потоків підприємства, удосконаленням механізму документообігу, авто­матизацією процедур передачі інформації.

Таблиця 5.1.

Концепція руху інформаційних потоків контролінгу (структурно-логічна модель)

Функції управління

Вхідна інформація

Опрацювання інформація

Вихідна інформація

Планування

^ коригування цін ^ умови кредитування ^ валютна політика ^ фінансові показники

Формування

Планів підприємства

•                План витрат

•                План реалізації

•                План прибутку

•                Прогноз балансу

Обліково- контрольна

^ результат діяльності ^ обсяг виручки, ціни ^ заборгованість ^ грошові залишки

Співставлення

Показників, аналіз причин відхилень

•               Звіт про резуль­тати контролю

•               Рекомендації на перспективу

Аналітична

^ обсяг виручки ^ обсяг витрат ^ собівартість ^ показники за рік

Визначення точки беззбит­ковості, аналіз коефіцієнтів

•                Баланс-нетто

•                Аналіз звітів

•                Ймовірність банк­рутства

 

Для вирішення даного питання необхідно чітко сформувати організаційну модель структурних елементів контролінгу (рис.5.4.).

 

 

 

1 г

... і і і. і і і і... і і і. і і і... и

И 11111111111111

Затрати компанії

Місця виник­нення затрат

Принципи управ­ління затратами

Відповідальність менеджерів

 

 

Об'єкти контролінгу

 

 

 

Джерела інформації

_____________________ і______

 

Планова інформація

Нормативна інформація

Облікова інформація

Звітна інформація

 

_____________ і___

Інформація про виявлені відхилення

Інструменти контролінгу

 

Бюджетування

Нормативне регулювання

Моделювання документообігу

Розрахунково-аналітичні методи

 

•4——►

Методи діагностування

Економіко-математичні методи

 

 

Формування контролінгової інфо]

Жації

 

 

 

 

 

 

Розробка аналітичних таблиць

 

—► —► —►

Рекомендації з ціноутворення

Підконтрольні показники

Аналіз документообігу

Формування варіантів управлінських рішень

Оптимізація документообігу стосовно формування затрат

 

Рис.5.4. Організаційна модель структуриних елементів контролінгу

5.5. Управлінський облік в інформаційному забезпеченні контролінгу

Використання даних управлінського обліку в рамках конкретного підпри­ємства розглядається не завжди однозначно. Це пов'язано, в основному, з фор­малізацією факторів, які аргументують вибір підсистеми управлінського обліку. Різноманітність підприємств за формами власності, типами господарювання, організаційно-правовими аспектами функціонування, менталітет і компетент­ність керівників, їх зацікавленість у наявності необхідної управлінської інфор­мації тощо обумовлюють певний спектр модифікацій форм організації управ­лінського обліку. Основні фактори, які визначають вибір підсистеми управлін­ського обліку, наведені на рис.5.5.

Рис. 5.5. Фактори визначення підсистеми управлінського обліку

Серед існуючих варіантів взаємозв'язку фінансового і управлінського об­ліку найбільш доцільним для застосування в умовах україни є інтегрована сис­тема обліку, яка передбачає наявність рахунків: - для обліку затрат за статтями; - для відображення результатів діяльності. Даний варіант є найбільш ефектив­ним, оскільки забезпечує функціонування управлінського обліку в системі ра­хунків бухгалтерського обліку.

Щодо оперативності обліку затрат, вважаємо доцільним наголосити, що в сучасних умовах господарювання метод обліку фактичних затрат поступається „стандарт-косту" - це відбувається тому, що планування затрат згідно даного методу здійснюється на основі прогнозів на майбутнє, а не на фактах минулого. Вказаний аспект відіграє домінуючу роль у забезпеченні точності фінансових прогнозів і підвищенні ефективності контролю затрат.

Підсистема управлінського обліку характеризуюється ще одним досить важливим фактором, який полягає у повноті віднесення затрат на собівартість продукції. Мова йде про методи обліку затрат за повною і неповною собівартіс­тю. Слід зазначити, що окремо взяті системи обліку затрат на практиці не зуст­річаються в чистому вигляді. Підприємства обирають ту чи іншу систему облі­ку залежно від багатьох факторів, моделюють їх стосовно власних особливос­тей і використовують змішані варіанти побудови обліку затрат.

У відповідності з потребами керівництва господарюючого суб'єкта в ін­формації необхідно науково обгрунтувати організацію та впорядкувати склад і структуру всіх інформаційних потоків, які в сукупності гарантуватимуть ефек­тивне інформаційне забезпечення для прийняття рішень. При цьому управлін­ський облік повинен охоплювати всі види облікової і необлікової інформації, яка використовується для оперативного управління процесами і явищами. Мету управлінського обліку можна систематизувати в чотирьох основних напрямах: ^ забезпечення необхідною інформацією менеджерів, відповідальних за

Досягнення кінцевих господарських результатів; ^ визначення фактичної собівартості продукції; ^ виявлення відхилень від встановлених норм;

^ визначення фінансових результатів в розрізі структурних підрозділів (центрів відповідальності).

Використання даних управлінського обліку передбачає певну деталізацію плану рахунків бухгалтерського обліку з метою отримання необхідної інформа­ції про факти господарської діяльності в розрізі видів продукції, центрів відпо­відальності тощо. Ступінь деталізації визначається підприємством самостійно у відповідності з особливостями виробничо-господарських процесів та потребами менеджерів у забезпеченні інформацією для прийняття управлінських рішень.

Варіантність використання плану рахунків бухгалтерського обліку визна­чається як один із елементів обліково-економічної політики підприємства і зат­верджується на певний обліковий період.

Таким чином, підсумовуючи розгляд управлінського обліку в якості осно­ви контролінгу, зазначимо, що управлінський облік формує інформацію, яка за­безпечує розробку альтернативних варіантів управлінських рішень за результа­тами господарської діяльності підприємства. У зв'язку з цим управлінський об­лік вважають одним із основних інформаційних „постачальників" контролінгу.

Змiст

Нові надходження

Всього підручників:

292