Информатика и компьютерная техника

Тема 12. Редактор MS Word: Работа с таблицами.

Вставка рисунков в документ

Работа с таблицами

 Редактор MS Word имеет большое количество средств для работы с таблицами. Доступ к ним осуществляется с помощью пункта Таблица главного меню.

 

1.  Создание таблиц

Таблицу в документ можно вставить, выбрав в главном меню пункт Таблица. В меню, которое появляется (см. Выше), для построения таблицы можно использовать два пункта: Нарисовать таблицу и Добавить.

1) Выбор пункта Добавить приводит к появлению нового меню, в котором следует выбрать пункт Таблица:

 На экран выводится диалоговое окно  Вставка таблицы :

 Это окно содержит три поля ввода: Число столбцов, Число срок, Ширина столбца. В поле Число столбцов следует указать число столбцов, а в поле Число строк - число строк будущей таблицы. В поле Ширина столбца по умолчанию установлено параметр Авто. Это значит, что ширина столбца будет определяться по формуле

Ширина_стовпця  =  Ширина_области_тексту /  Число_стовпцив .

 Ширину столбцов можно задать самому, введя в поле Ширина столбца соответствующее числовое значение. Это будет ширина столбца в см. Ширину столбцов можно задавать только тогда, когда переключатель Автоподбор ширины столбцов находится в положении постоянная (как на снепшот вверху). Если переключатель находится в положении по содержимому, то ширина столбца устанавливается автоматически, в зависимости от длины текста, вводимого в ячейки этого столбца. Положение переключателя - по ширине окна применяется тогда, когда редактор Word используется как редактор Web-страниц [1].

 Ниже полей ввода находится строка Формат таблицы, в котором указывается имя формата таблицы, которая будет построена. По умолчанию формат таблицы не задан: там стоит значение (нет). Формат таблицы включает в себя: виды линий, разделяющих ячейки таблицы, цвет ячеек, цвет текста в ячейках, виды шрифтов. Если формат не задан (т.е. стоит значение (нет)), то после нажатия клавиши ОК в диалоговом окне, в документ, в месте нахождения курсора, вставляется таблица, намечена из одинарных сплошных линий, и в каждой ячейке шрифт совпадает со шрифтом текста в документе . Так, если задать число столбцов равно 4, число строк равно 3, ширину столбца - Авто, то получим таблицу:

 

 

 

 

 

 

 Таблица будет вставлена ​​в то место текста, в котором находится и-образный курсор.

 Чтобы задать один из стандартных форматов таблицы, которые прикладываются к Microsoft Word, следует воспользоваться клавишей Автоформат ... в диалоговом окне Вставка таблицы. В результате на экран выводится диалоговое окно Автоформат таблицы:

 В окне Форматы содержится список доступных форматов таблиц. Выделив один из форматов списке в окне Образец можно увидеть, какой вид примет таблица при применении выделенного формата. Нажав клавишу ОК, после выбора формата, мы вернемся к диалогу Вставка таблицы. В строке Формат таблицы будет содержаться имя выбранного формата. Нажатие клавиши ОК в этом окне приведет к построению таблицы выбранного формата.

 Так, выбор формата Стандарт 4 приведет к построению таблицы в виде

1 пара

2 пара

3 пара

Понедельник

математика

физика

химия

Вторник

английский

математика

информатика

 Вверху изображена уже заполнена таблица. После нажатия кн. ОК, на экран будет выведено только шаблон:

 Как видно из заполненной таблице, названия столбцов будут выделены курсивом, названия строк - полужирным шрифтом, а элементы таблицы - обычным.

 При выборе формата таблицы с списке в диалоговом окне Автоформат  таблицы, можно изменить некоторые параметры выбранного доступного формата. Внесение изменений осуществляется установлением или снятием отметок в разделах Использовать и Изменить оформление диалогового окна.

 Выбранный формат таблицы может включать, как было сказано выше, такие элементы, как границы, заливку (цвет ячейки), шрифт, цвет шрифта. Снятие отметки приводит к тому, что этот элемент не будет использоваться в выбранном формате. Так, снятие отметки цвет, приведет к тому, что тексты в ячейках таблицы будут изображаться черным цветом, а не цветом, предусмотренным в выбранном формате. Можно устанавливать или отменять следующие параметры:

 границы

 заливку

 шрифт

 цвет

 Штамп у пункта автоподбор приведет к тому, что ширина столбцов таблицы будет зависеть от длины текста, вводимого в тот или иной столбец.

 Снятие отметки в разделе Изменить оформление у того или иного элемента, приведет к тому, что к этому элемента не будет применен выбранный стандартный формат. Такими элементами могут быть:

 строку заголовка

 последняя строка таблицы

 первый столбец таблицы

 последний столбец таблицы

2) таблицу можно создать используя подпункт Нарисовать таблицу пункта Таблица главного меню. После щелчка мышью на пункте Нарисовать таблицу, на экран выводится панель инструментов Таблицы и границы ,  а указатель мыши приобретает вид карандаша.

 Панель инструментов Таблицы и границы может уже находиться среди других панелей инструментов MS Word. В таком случае, она не появится снова.

 Установив карандаш в нужное место документа, и нажав и удерживая левую клавишу мыши, необходимо перемещать карандаш по диагонали будущей таблицы. Тем самым, мы, зададим внешние границы таблицы. Во время рисования они видны в виде пунктирных линий. Когда отпустить левую клавишу мыши, то они приобретают вид согласно заданного формата линии. Тип линии, а также ее толщину можно выбрать с помощью полей с выпадающими списками [2], которые находятся в первой строке панели инструментов Таблицы и границы. Цвет линии можно задать, нажав кнопку Цвет границы.

 Нарисовав (внешние) границы таблицы, с помощью мыши разделяем ее на строки и столбцы с помощью вертикальных и горизонтальных линий. Ошибочно намечены или ненужные линии удаляем, используя кнопку Ластик на панели инструментов. При этом указатель мыши приобретает вид резинки. Чтобы вытереть (удалить) линию, необходимо установить резинку на эту линию, и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, перемещать резинку вдоль линии. Для построения и рисования таблицы, можно воспользоваться также кнопками (если они есть на панели инструментов MS Word) Добавить таблицу и Таблицы и границы соответственно.

 Пример.  В качестве примера рассмотрим построение таблицы, содержащей фамилии сотрудников фирмы, полученные ими доходы за три месяца, а также столбец суммарной прибыли за три месяца каждого сотрудника и строка суммарных выплат. Число сотрудников фирмы = 3 человека. Форма нужной таблицы, вместе с данными, приведена ниже:

 С помощью карандаша расчерчивает таблицу. Провести линии на равных расстояниях друг от друга, конечно невозможно. После того, как "эскиз" таблицы нарисован, выделяем строки, которые необходимо сделать одинаковой ширины. В данном случае, это строки, содержащие фамилии сотрудников. Для этого устанавливаем указатель мыши слева от таблицы, в строке, который необходимо выделить. Указатель приобретает форму стрелки. Нажав и удерживая левую клавишу мыши, перемещаем указатель вниз, пока не будут выделены цветом (закрашенные) все три строки. После этого нажимаем на панели инструментов Таблицы и границы кнопку Выровнять высоту строк. В результате, высоты выделенных строк станут одинаковыми. Аналогично выравниваем ширину столбцов, в которых содержатся месячные доходы. Переместив курсор мыши на верхнюю границу первого из нужных столбцов так, чтобы курсор принял вид черной направленной вниз стрелки, и нажав и удерживая левую клавишу мыши, выделяем нужные столбцы. После выделения нажимаем на кнопку Выровнять ширину столбцов. В результате, выделенные столбцы будут иметь одинаковую ширину.

 После занесения данных, - фамилий и полученных доходов, - мы замечаем, что надписи находятся не в центре строк, а смещены (по умолчанию до верхнего края ячеек таблицы) - см. таблицу приведенную вверху. Чтобы установить их посередине, необходимо выделить строки и нажать кнопку Выровнять по центру по левому краю. Чтобы добраться до этой кнопки, нужно раскрыть выпадающий список (ComboBox) с помощью кнопки, которая находится справа от кнопки с изображением страницы:

 Щелкаем на картинке страницы, находящейся в первом столбце второй строке -. Это и есть кнопка Выровнять по центру по левому краю. Тексты, введенные в выделенных ячейках (строках), в соответствии выровняются, а кнопка Выровнять по центру по левому краю заместит собой кнопку на панели инструментов Таблицы и границы - Выровнять сверху по левому краю. Это значит, что в дальнейшем, для выравнивания по центру по левому краю достаточно будет выделить ячейки таблицы, где нужно осуществить выравнивание, и щелкнуть эту кнопку (уже не раскрывая список).

 Суммарные выплаты сотрудникам фирмы за месяц, а также суммарные выплаты каждому сотруднику за квартал, можно вычислить средствами MS Word и нет необходимости применять калькулятор. Для этого поместим курсор в ячейку, соответствующую суммарным выплатам сотрудникам фирмы за январь, и нажмем на кнопку Автосумма. В ячейке появится значение суммарной выплаты за январь. Аналогично вычисляем значение суммы за февраль и март, а также суммарные выплаты за все три месяца. Далее перемещая курсор снизу вверх по столбцу Сумма, вычисляем суммарные выплаты для каждого из сотрудников. В результате таблица примет вид: 

 Следует подчеркнуть, что  порядок подсчета сумм нельзя брать произвольным , поскольку, MS Word сначала пытается вычислить сумму чисел, которые находятся в выше в столбце, и только если там цифр нет, то MS Word осуществляет сложения чисел, которые находятся слева от клетки, в которой будет помещаться сумма.

 Используя кнопку Цвет заливки, можно закрасить одним из 64 цветов выделенную ячейку или группу ячеек. Так, выделив строку заголовка таблицы, нажимаем на кнопку раскрытия палитры цветов, которая находится справа от кнопки Цвет заливки.  Она имеет такое же название - Цвет заливки. На экран выводится панель с разноцветными квадратиками - палитрой красок:

В палитру можно добавить и цвет в ней отсутствует. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Другие цвета заливки.

Щелкнув мышью на квадратике с голубым цветом, а затем на кнопке Цвет заливки, мы закрасим строка заголовка таблицы в голубой цвет. Аналогично можно осуществить закрашивания нижней строки таблицы в желтый цвет.

 Можно осуществить сортировки таблицы по возрастанию или убыванию элементов выбранного столбца, воспользовавшись кнопкой Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. При этом следует помнить, что сортируются все строки таблицы, начиная со второго. Так, щелкнув мышью на любой ячейке столбца  Фамилия и инициалы , и нажав кнопку Сортировка по

 Благодаря тому, что список фамилий не содержит фамилий, согласно лексикографического порядка следуют за словом "Суммарные", то последняя строка остался на своем месте. В противном случае, он бы оказался между строк с фамилиями, что, конечно, недопустимо для таблиц такого рода. Поэтому, следует производить сортировку до того, как записан итоговая строка.

 На панели инструментов Таблицы и границы находятся еще кнопка (первая слева во второй строке), справа от которой находится кнопка раскрытия списка. Назначение этой пары кнопок - сделать верхние (нижние, левые, правые) или все границы выделенной группы ячеек невидимыми в напечатанном документе. Пользоваться ими аналогично пользования кнопками выравнивания текста в ячейках, которые были рассмотрены выше. На экране, если убрать границу (или все границы), эта граница (границы) все равно остается видимой, но цвет ее будет тусклым.

Еще две кнопки в этой строке - Объединить ячейки и Разбить ячейки предназначены соответственно для того, чтобы объединить выделенную группу ячеек таблицы в одну ячейку, или, разбить ячейку на несколько новых ячеек.

Кнопка Автоформат таблицы осуществляет те же функции, что и кнопка Автоформат ... на диалоговой панели Вставка таблицы .

Последняя кнопка (крайняя правая во второй строке) - Изменить направление текста, позволяет изменять направление написания текста в выбранной ячейке или группе ячеек.Направление написания текста при последовательном нажатии этой кнопки изменяется так: сверху вниз, снизу вверх, слева направо. Каким будет направление написания текста при нажатии на кнопку, - изображается на самой кнопке.

2. Редактирование таблиц

 Созданную таблицу можно редактировать, - то есть вносить изменения в ее содержание и структуру. Ниже перечислим действия, которые наиболее часто встречаются при редактировании таблиц, и опишем как их осуществлять.

1)  Вставка строки

 Предположим, что нужно вставить строку между -м и -м строками таблицы. Для этого необходимо установить I-курсор редактора по последнему (правым) столбцом -й строки и нажать клавишу Enter.

 Если I-курсор редактора (вертикальная черта, мерцает) находится в конце последней строки таблицы, то нажатие клавиши Enter приведет к добавлению в таблицу новой строки.

 Вставку строки перед -м строкой можно осуществить установив I-курсор в -й строку и выбрав из главного меню Таблица Þ Добавить Þ Сроки выше. Можно для этой цели также воспользоваться кнопкой, если она есть на панели инструментов. Еще один способ вставки строки заключается в выделенные -й строки и выборе из контекстного меню [3] пункта Добавить сроки.

 Можно осуществлять вставку не одного, а сразу нескольких строк. Так, чтобы вставить, например 3 строки между 5-м и 6-м строками таблицы, то необходимо выделить три строки, начиная с шестого (т.е. 6-й, 7-й и 8-й), после чего, воспользоваться командой Добавить Þ Сроки выше. Аналогично осуществляется вставка нескольких строк ниже заданного. В этом случае нужно воспользоваться пунктом меню Сроки ниже.

2)  Вставка столбца

 Для вставки столбца между -м и -м столбцами таблицы, необходимо сначала выделить й столбец. Для этого нужно переместить указатель мыши на верхнюю границу го столбца таблицы, так, чтобы он приобрел на ней вида жирной стрелки, направленной вертикально вниз -. Нажав на левую клавишу мыши, осуществим выделение столбца. После этом он окрашивается в черный цвет. Вставка столбца осуществляется выбором из главного меню Таблица Þ Добавить Þ Столбцы слева.

Если необходимо вставить не один, а несколько столбцов, например, столбцов перед -м столбцом таблицы, следует выделить столбцов начиная с -го, после чего, из главного меню выбираем Таблица Þ Добавить Þ Столбцы слева.

 

3)  Изменение ширины столбцов .

 Изменить ширину столбца можно в три способа:

 Установить указатель мыши на границу столбца, размер которого необходимо изменить, так, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки -. Нажав и удерживая левую клавишу мыши, перемешиваем указатель в нужную сторону. При этом ширина столбца будет меняться за счет соседнего с ним столбца. Ширина таблицы останется неизменной.

 Осуществить перемещение границы столбца (как описано в предыдущем пункте), удерживая нажатой клавишу Shift. При таком перемещении ширина соседних столбцов не меняется, но увеличивается размер таблицы.

 Осуществить перемещение границы столбца, удерживая нажатой клавишу Ctrl. При таком перемещении ширина соседних столбцов дело меняется на одну и ту же величину.Ширина таблицы остается неизменной.

 Аналогично осуществляется изменение высоты строк.

 Можно изменить ширину отдельной ячейки,.

4)  Удаление строк и столбцов .

 Чтобы удалить строку или столбец (или группу строк или столбцов), его необходимо сначала выделить, а затем нажать кнопку Вырезать на стандартной панели инструментов или выбрать из главного меню Таблица Þ Удалить Þ Столбцы (если был выделен столбец) или Таблица Þ Удалить Þ Сроки ( если был выделен строка).

 Удалить выделенный столбец или строку можно воспользовавшись контекстным меню.

5)  Копирование столбцов .

 Чтобы скопировать столбец, необходимо его сначала выделить, после чего щелкнуть мышью на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. После этого следует поместить курсор в столбец, перед которым необходимо вставить копию столбца и нажать кнопку Вставить. Можно также вместо нажатия кнопки Вставить,  нажать правую клавишу мыши. Появляется контекстное меню, из которого следует выбрать пункт Вставить столбцы.

 Копирование строк осуществляется аналогично.

6)  Перемещение столбцов

 Перемещение столбцов осуществляется аналогично их копирование, только вместо кнопки Копировать следует нажать кнопку Вырезать на стандартной панели инструментов.

 Переместить можно столбец еще так: выделить его и установить указатель мыши на выделенный столбец так, чтобы он принял форму стрелки, направленной в левый верхний угол экрана. После этого нужно нажать на левую клавишу мыши и перемещать курсор на место, куда необходимо переместить столбец.

 Аналогично осуществляется перемещение строк.

7)  Перемещение содержимого одной ячейки в другую

Для того, чтобы переместить содержимое одной ячейки в другую, нужно его выделить, после чего переместить его в нужную ячейку, захватив мышью. Если выделено не все содержимое ячейки, а его часть, то будет перемещена только выделенная часть.  Вставка рисунков в документ

 В документ MS Word рисунки и фотографии можно вставить воспользовавшись буфером обмена Windows (Clipboard). Для рисунок, нужно открыть с помощью графического редактора Paint (можно, конечно, воспользоваться другим графическим редактором), после чего, выделив весь рисунок (Ctrl + A) или его фрагмент, скопировать в буфер обмена (Ctrl + C). Установив I-курсор в нужное место в документе осталось осуществить вставку, нажав комбинацию клавиш Ctrl + V.

 Можно осуществить вставку рисунка в документ с файла, не обращаясь к графическому редактору. Для этого нужно установить I-курсор в нужное место документа, после чего выбрать из главного меню Вставка Þ Рисунок Þ Из файла. Открывается окно Добавить рисунок:

 Вставка осуществляется двойным щелчком на имени нужного файла. Если имя файла с рисунком Вы забыли, то щелкая (один раз) на именах файлов, находящихся в списке, можно просмотреть рисунки, в них содержатся. Картинки отображаются в правой части диалогового окна. Переход в папку более высокого уровня (в надкаталог) для поиска нужного графического файла осуществляется с помощью кнопки Переход на один уровень вверх.

 Рисунок можно создать непосредственно пользуясь средствами MS Word. Нажатие на кнопку Рисование приводит к выводу панели с инструментами для рисования

 Описание работы с инструментами панели Рисование достаточно объемный, поэтому ограничимся лишь следующим замечанием:

 После того, как рисунок нарисован, его необходимо сгруппировать. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Выбор объектов, после чего, перемещать указатель мыши так, чтобы охватить рисунок пунктирным прямоугольником. После этого, щелкнув на кнопке Действия, с меню появляется, выбрать пункт Группировать. Опять щелкнуть на кнопке Выбор объектов, чтобы отменить режим выбора объектов.

Группировка связывает все элементы, из которых построено рисунок, воедино. После группировки рисунок можно перемещать как целое, с помощью мыши. Иначе, то есть без группировки, при попытке перемещения, переместится не рисунок, а лишь один из его элементов.

 MS Word содержит коллекцию рисунков (клипов), которые можно использовать в оформлении документа. Для выбора и вставки рисунка из коллекции, нужно выбрать

Вставка Þ РисунокÞ Картинки ...   

[1] Web-страница - это специальным образом созданный документ, содержащий текст, рисунки, фотографии, предназначенный для просмотра с помощью специальных программ - браузеров. Эти документы размещаются на компьютерах, является подключенными к сети Интернет, и являются одними из главных источников информации.

[2] Такие поля называются ComboBox.

[3] Контекстное меню - меню, появляющееся при нажатии правой клавиши мыши.

Змiст

Тема 1. Основные понятия информатики.

Тема 2. Устройство компьютера и принципы его работы.

Тема 3. Периферийные устройства

Тема 4. Программное обеспечение

Тема 5. Операционная система Windows 95/98:

Тема 6. Операционная система Windows 95/98:

Тема 7. Операционная система Windows 95/98: Настройка

Тема 8. Стандартные программы Windows 95/98:

Тема 9. Стандартные программы Windows 95/98:

Тема 10. Редактор MS Word: Основы работы с редактором

Тема 11. Редактор MS Word: Форматирование документов

Тема 12. Редактор MS Word: Работа с таблицами.

Тема 13. Редактор MS Word: Дополнительные возможности

Тема 14. Электронные таблицы MS Excel: Основы работы

Тема 15. Электронные таблицы MS Excel: Работа с формулами Вот формул

Тема 16. Электронные таблицы MS Excel: Построение диаграмм. Географические карты

Тема 17. Электронные таблицы MS Excel: Сводные таблицы. Таблицы данных.

Тема 18. Электронные таблицы MS Excel:

Тема 19. Электронные таблицы MS Excel Средство Поиск развязку


Нові надходження

Всього підручників:

292