Информатика и компьютерная техника

Тема 10. Редактор MS Word: Основы работы с редактором

 Текстовый редактор Microsoft Word является составной частью пакета офисных программ Microsoft Office. Главное назначение редактора - создание текстовых документов.Кроме текста документы могут включать в себя и другие элементы: рисунки, графики, таблицы, мультимедийные объекты (звуки, анимацию). Microsoft Word имеет также ряд вспомогательных средств, облегчающих подготовку документов (проверка правописания, различные шаблоны и мастера). В настоящее время, Microsoft Word является наиболее употребительным редактором для подготовки текстовых документов. Microsoft Word можно использовать также как редактор для создания Web-страниц. ЗАПУСК

 Запуск MS Word можно осуществлять в несколько способов. Ниже приведены некоторые из них.

1) кн. ПускÞПрограммыÞMicrosoft Word;

2) кн.ПускÞСоздать документ OfficeÞвкл. ОбщиеÞНовый документ, [1]

3) открыть папку, в которой нужно создать новый документ, и дальше, щелкнув правой клавишей мыши внутри папки, в контекстном меню появляется, выбрать пункт Создать, а затем - пункт Документ Microsoft Word.

При запуске MS Word автоматически создается новый документ, которому присваивается имя Документ1.

 Если документ уже существует, а нужно в него внести изменения или дополнить, то для запуска редактора с последующим автоматическим загрузкой документа достаточно дважды щелкнуть мышью на имени файла, содержащего документ.

 Открыть существующий документ, когда редактор уже запущен, можно с помощью кнопки Открыть или выбором из главного меню: ФайлÞОткрыть.

 ВЫХОД

Для выхода из редактора достаточно закрыть окно программы. Можно осуществить выход воспользовавшись главным меню: ФайлÞВыход. Если документ, который создавался, не сохранен, то при попытке завершения работы с документом (программой) появляется напоминание об этом и предлагается три возможности: сохранить (Да), выйти без сохранения (Нет), отменить выход (Отмена).

 Выйти из MS Word можно нажав комбинацию клавиш Ctrl + W. ПОЛУЧЕНИЯ СПРАВКИ

Получить справку по работе с MS Word можно нажав кл. F1 или воспользовавшись пунктом Справка главного меню. На экране открывается окно, содержащее достаточно содержательный справочник по работе с программой:

В левой части окна находятся три вкладки: Содержание, Мастер ответов, Указатель. Каждая из них задает свой способ поиска информации в справочнике. В первом случае, который представлен на снепшот вверху, справки сгруппированы по разделам (темам). Мастер ответов позволяет найти нужную информацию по сложившимся вопросом.Указатель представляет собой список ключевых и используется для поиска тех разделов справочника, содержащие заданное ключевое слово.

Выбор пункта Справка (из главного меню), приводит к появлению меню

Работа с пунктом Справка по Microsoft Word описана выше. Пункт Показать помощника приводит к появлению анимационного персонажа (кота, собаки и т.д.), который предоставляет контекстную помощь пользователю. Пример анимационного персонажа:

 Для получения справки у помощника, достаточно щелкнуть на нем мышью и в появившемся окне ввести вопрос или ключевые слова. Помощник, после выбора Показать помощника, будет появляться всякий раз по нажатии кл. F1. Со временем, общение с помощником начинает раздражать - вместо вывода нужной справки помощник виляет хвостом или выводит не то, что хотелось бы. [2] Чтобы отключить помощника, нужно щелкнуть правой клавишей мыши на нем, в контекстном меню выбрать пункт Параметры, после чего, в диалоговом окне Помощник забрать пометку возле пункта Использовать помощника.

 Пункт О программе выводит сведения о версии программы, а также сведения о пользователе и об авторских правах на компоненты программы.

После выбора пункта Что это такое? у указателя мыши появляется знак вопроса?. Переместив указатель (вместе с ним перемещается и знак) на некоторый объект в документе или на панели инструментов и щелкнув на нем мышью, мы получим короткую справку о выбранном объекте. Вместо выбора из главного меню, для совершения такого действия можно воспользоваться комбинацией клавиш Shift + F1.

Пункт Office на Web предназначен для получения справки через Интернет от службы технической поддержки компании Microsoft.

Наконец, пункт Найти и устранить позволяет осуществить поиск и устранить неполадки в программе.

 ОКНО РЕДАКТОРА MS WORD

В окне MS Word находятся:

 строку заголовка

 строку главного меню

 панели инструментов с кнопками

 полосы прокрутки

 горизонтальная и вертикальная линейки

 окно документа

 строка состояния

 

 Строка заголовка является атрибутом всякого окна Windows. В строке заголовка указывается название документа и название программы. На приведенном снепшот, вверху, указано имя документа - TEMA10_lesson.doc и имя программы Microsoft Word.

 Рассмотрим кратко назначение пунктов главного меню.

Файл - содержит команды (подпункты) для создания нового документа, загрузки существующего документа, сохранение документа, печати документа, установление параметров страницы.

Правка - содержит команды для копирования и вырезания фрагментов текста, вставки текста из буфера обмена в документ, поиска и замены фрагментов текста в документе.

Вид - содержит команды, которые позволяют установить способ отображения документов на экране (в частности, изменить масштаб отображения) и самого редактора (установив те или иные панели инструментов).

Вставка - содержит команды для вставки различных объектов в документ (номеров страниц, символов, рисунков, примечаний и т.д.).

Формат - содержит команды для установки шрифта, параметров абзаца, разбиение текста на колонки, работы со списками.

Сервис - содержит команды, позволяющие настроить редактор в соответствии с потребностями пользователя, осуществить проверку правописания, защитить документ от изменений, задав пароль, а также мастера для написания писем, создание наклеек для конвертов, выполнения слияния [3].

Таблица - содержит команды для работы с таблицами.

Окно - позволяет разделить экран MS Word на два или более окон. Эту возможность можно использовать, если нужно видеть одновременно разные части документа.

Справка - содержит команды для работы со справочником.

 Пункт Turbo Pascal отсутствует в главном меню редактора. Этот пункт был добавлен в главное меню пользователем. При щелчке мышью на этом пункте, в позицию, где находится курсор, просто вставляется текст - Turbo Pascal. ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

 Для быстрого осуществления необходимых действий над текстом используются кнопки. Для удобства кнопки сгруппированы в соответствии с их назначением. Группировка состоит в том, что кнопки располагаются в области прямоугольной формы, которая называется панелью. Панель является объектом, поэтому ее можно перемещать по экрану вместе с кнопками на нем. Как правило, панели с кнопками размещают вверху, под строкой главного меню. Редактор позволяет установить много разнообразных панелей. По умолчанию устанавливается только две панели: Стандартная и Форматирование. В случае необходимости, пользователь может добавить другие панели, выбрав ВидÞПанелы инструментов. В списке, который появляется, нужно выделить панель, которую нужно дополнительно установить, щелкнув на соответствующем пункте мышью:

Более того, можно создать свою собственную панель, разместив на ней кнопки, необходимые для работы. Для этого нужно выбрать ВидÞПанелы инструментовÞНастройкаÞвкладка Панели инструментовÞСоздать.

 Кнопок, которые можно разместить на панелях инструментов есть множество. Их все не выставляют на панели, поскольку, во-первых, они уменьшат область видимого текста документа на экране, а во-вторых, делать выбор нужных действий, выбирая одну кнопку среди множества других становится сложнее. В случае необходимости панели инструментов можно дополнить другими кнопками. Для этого нужно выбрать в главном меню СервисÞНастройка. На экране появляется окно настройки. Далее выбираем вкладку Команды :.

Все команды (кнопки) для удобства разделены на категории (типа). Выбрав категорию в списке слева, в правом окне (окно Команды) появляется список команд (кнопок), которые отнесены к этой категории. Для установки кнопки на панель инструментов, достаточно перетащить ее с помощью мыши с правого окна на панель. Чтобы удалить кнопку, нужно наоборот, взыскать ее с панели инструментов в окно Настройка. Перемещения по документу

 Перемещать курсор по тексту можно с помощью клавиш со стрелками. При этом курсор перемещается на одну позицию в соответствующую сторону. Нажатие клавиши Page Down приводит к перемещению курсора на ½ экрана вниз (или на целый экран), а нажатие клавиши Page Up - к перемещению курсора на ½ экрана вверх (или весь экран).Перемещение в начало строки осуществляется с помощью клавиши Home, а на конец - клавишей End. Для быстрого перемещения в начало документа используют комбинацию клавиш Ctrl + Home, для перемещения на конец - Ctrl + End.

 Следует отметить, что нельзя передвинуть курсор ниже отметки конца документа (знак подчеркивания, который находится в конце документа). Отметка просматривается при отображении документа в обычном режиме (Обычный режим). Если документ отображается в режиме разметки (Режим разметки), то отметка конца документа есть невидимая.Поэтому, при достижении этой отметки, переместить курсор вниз описанными выше способами не удается. Чтобы перемесить его вниз, на следующую строку, нужно использовать клавишу Enter. Подобная ситуация возникает при попытке переместить курсор вправо за знак конца абзаца. Чтобы сделать знаки конца абзаца видимыми (как и некоторые другие символы, которые обычно не отображаются) нужно щелкнуть на кнопке Непечатаемые знаки. Перемещение курсора вправо, когда он находится в конце абзаца, осуществляется с помощью клавиши Пробел (Space).

 Переместить курсор можно с помощью мыши - щелкнуть мышью в точке, куда нужно поместить курсор. Прокрутка документа с помощью полос прокрутки не влечет к перемещению курсора.

 Быстро переместиться на нужную страницу можно дважды щелкнув мышью в левой стороне строки состояния, там, где отображается номер текущей страницы:

На экран выводится диалоговая панель Найти и заменить:

Указав в окне номер нужной страницы (при этом название кнопки Далее меняется на название Перейти) и щелкнув на кнопке Перейти, мы попадаем на нужную страницу.

 Еще один способ перейти (и одновременно переместить курсор) в нужную точку документа заключается в использовании закладок.

Для установления закладки, нужно сначала поместить курсор в позицию, где должна находиться закладка. Далее из главного меню выбираем ВставкаÞЗакладка. На экран выводится окно Закладка:

В поле Имя закладки вводим имя. Имя должно начинаться с буквы. После ввода имени нажимаем кнопку Добавить.

 Переход к позиции, в которой находится закладка, осуществляется так же, как и переход к нужной странице, только в списке Объект перехода окна Найти и заменить нужно выбрать элемент Закладка.

 ВВОД ТЕКСТА

 Вот текста в документ осуществляется совершенно аналогично, как и в редакторе WordPad (см.  Тема 9. Стандартные программы Windows 95/98: Графический редактор Paint. Редактор WordPad  ). Переход на следующую строку, когда текущий уже заполнено, осуществляется автоматически. По окончании абзаца, нужно нажимать клавишу Enter. При этом курсор переходит на следующую строку и устанавливается на расстоянии отступа. Далее можно вводить текст абзаца.

 Клавиша Backspace удаляет символ слева от курсора, а клавиша Delete - справа.

 Отменить ошибочное действие можно с помощью клавиши Отменить ввод. В отличие от редактора WordPad, MS Word позволяет отменить не только последнее действие, но и значительное количество предыдущих.

Режимы ввода - режим замещения, когда буквы, вводимых замещают собой буквы находящихся справа от курсора, и режим вставки, когда буквы, вводимых подвигают буквы, которые находятся справа от курсора, переключаются с помощью клавиши Insert. Переключение режимов можно сделать также используя мышь - нужно дважды щелкнуть на индикаторе режимов, который находится в строке состояния. Тусклый цвет надписи на индикаторе указывает на то, что текущий режим является режимом вставки. В противном случае (как показано выше) текущий режим является режимом замещения.

Для какого-то действия над фрагментом текста, его нужно сначала выделить. Выделение можно осуществлять передвигая курсор с помощью клавиш со стрелками, удерживая при этом нажатой клавишу Shift. Выделенный текст закрашивается инверсным цветом. Выделять текст и мышью - нужно перемещать мышь вдоль нужного текста, удерживая нажатой ее левую клавишу. Чтобы выделить слово в тексте, достаточно дважды щелкнуть на нем мышью. Для выделения абзаца нужно трижды щелкнуть левой клавишей мыши в любом месте абзаца. Весь текст в документе можно выделить, нажав комбинацию клавиш Ctrl + A.

Вырезания фрагмента текста в буфер можно осуществить с помощью комбинации клавиш Ctrl + X или с помощью кнопки Вырезать. Копирование текста в буфер обмена осуществляется с помощью комбинации клавиш Ctrl + C или с помощью кнопки Копировать. Чтобы вставить текст из буфера нужно установить курсор в нужное место документа и нажать комбинацию клавиш Ctrl + V или щелкнуть мышью на кнопке Вставить.

 Набор украинских букв осуществляется так же, как это описано в разделе, касающемся работы с программой Блокнот (см.  Тема 8. Стандартные программы Windows 95/98: Блокнот. Калькулятор ). Исключение составляет способ набора апострофа. Для набора апострофа в MS Word нужно удерживая нажатой клавишу Ctrl, дважды нажать клавишу с российской буквой Э.

 СОХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 Для сохранения документа достаточно щелкнуть на кнопке Сохранить. Если документ еще не был сохранен (то есть сохраняется впервые), то открывается окно Сохранение документа:

 

В поле Имя файла нужно записать его имя без расширения. Тип файла (расширение) задается путем выбора из выпадающего списка Тип файла. По умолчанию автоматически устанавливается тип Документ Word. Расширение файла при этом будет .doc.

Если документ уже был сохранен под каким именем, то при щелчке на кнопке Сохранить, окно Сохранение документа не открывается. Измененный документ хранится под старым именем. Если нужно сохранить документ под новым именем, то нужно выбрать из главного меню ФайлÞСохранить как .... На экран снова выводится окно Сохранение документа, в котором нужно задать новое имя. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ

Перед печатью документа целесообразно выяснить, как он будет выглядеть на бумаге. Для этого следует воспользоваться кнопкой Предварительный просмотр. Просмотреть документ можно с помощью выбора из главного меню ФайлÞ Предварительный просмотр.

Когда MS Word переходит в режим предварительного просмотра документа, то панели инструментов исчезают, а взамен появляется панель инструментов Предварительный просмотр и страница отображается в таком масштабе, что вполне умещается на экране:

 Можно увеличить изображение страницы, установив на нее указатель мыши (он приобретает вид лупы со значком плюс) и щелкнув левой клавишей. Чтобы вернуться от увеличенного изображения к исходному, нужно снова установить указатель мыши на изображение страницы (он приобретает, в этом случае, изображение лупы со значком минус) и щелкнуть мышью. Если возникает необходимость еще увеличить (или уменьшить) изображения, то можно воспользоваться окном Масштаб на панели инструментов, введя нужное значение.

 Можно отображать при предварительном просмотре не одну, а сразу несколько страниц. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Несколько страниц. Открывается окошко

в котором выделяем количество страниц, перемещая указатель мыши по их изображениям. Когда количество страниц выделено, щелкаем левой клавишей мыши.

 При просмотре можно осуществлять и редактирования документа (исправление ошибок, перенос фрагментов текста и т.п.). Для того, чтобы перейти в режим редактирования, нужно щелкнуть на кнопке Увеличение.

Для печати документа достаточно щелкнуть мышью на кнопке Печать, которая находится на Стандартной панели инструментов. В случае, если печатать нужно не весь документ, или печатать с двух сторон листов бумаги, то вместо кнопки Печать следует воспользоваться выбором из главного меню ФайлÞПечать. При таком выборе открывается диалоговое окно Печать

 В разделе Страницы этого окна можно выбрать один из четырех вариантов печати: печатать весь документ (все), печатать только текущую страницу (текущая), печатать страницы с заданными номерами (номера), печатать выделенный фрагмент (выделенный фрагмент). Для этого нужно установить в нужное положение переключатель. Для печати фрагмента документа, перед тем, как обращаться в пункт меню Печать, нужно выделить этот фрагмент.

Используя окно Вывести на печать, можно задать печать только страниц с четными или только страниц с нечетными номерами. С помощью этой опции осуществляется печать с двух сторон листа: сначала производится печать с одной стороны писем страниц с нечетными именами, а потом, те же письма вставляются второй стороной, после чего, на них осуществляется печать страниц с четными номерами. [4]

После указания параметров в диалоговом окне Печать, чтобы начать печать нужно щелкнуть на кнопке OK или нажать клавишу Enter. 


[1] вкл. - Сокращение слова "вкладка".

[2] по принципу - помощник всегда виноват.

[3] Слияние является способом автоматического создания большого количества документов на основе двух документов. Один документ представляет собой шаблон с специально обозначенных мест - полями слияния, а второй - список значений, которые будут подставляться в эти поля. Такая ситуация возникает, когда нужно подготовить большое количество сообщений (писем), которые имеют одинаковый смысл, но отличаются, например обращениями к адресатам. Первый документ, в этом случае, будет представлять собой лист, где места фамилии и имени будут обозначены как поля слияния, а второй - список фамилий и имен ..

[4] Существуют принтеры, которые позволяют одновременно осуществлять печать с двух сторон листа.

Змiст

Тема 1. Основные понятия информатики.

Тема 2. Устройство компьютера и принципы его работы.

Тема 3. Периферийные устройства

Тема 4. Программное обеспечение

Тема 5. Операционная система Windows 95/98:

Тема 6. Операционная система Windows 95/98:

Тема 7. Операционная система Windows 95/98: Настройка

Тема 8. Стандартные программы Windows 95/98:

Тема 9. Стандартные программы Windows 95/98:

Тема 10. Редактор MS Word: Основы работы с редактором

Тема 11. Редактор MS Word: Форматирование документов

Тема 12. Редактор MS Word: Работа с таблицами.

Тема 13. Редактор MS Word: Дополнительные возможности

Тема 14. Электронные таблицы MS Excel: Основы работы

Тема 15. Электронные таблицы MS Excel: Работа с формулами Вот формул

Тема 16. Электронные таблицы MS Excel: Построение диаграмм. Географические карты

Тема 17. Электронные таблицы MS Excel: Сводные таблицы. Таблицы данных.

Тема 18. Электронные таблицы MS Excel:

Тема 19. Электронные таблицы MS Excel Средство Поиск развязку


Нові надходження

Всього підручників:

292